仕事・お部屋の整理整頓　苦手な人のための実践５ステップ

整理をすることで心もすっきりしますが、進め方が良くわからないこともあると思います。

今回は会社の総務に携わる管理人Tが実際企業の職場を整理する際に踏んでいるステップをもとに、とにかく早く整理を行い成果を出すようなステップを紹介します。

仕事・お部屋の整理整頓のための５ステップ

整理整頓に関する書籍、雑誌の購読、整理のセミナーを受け、実際に企業の職場・共有フォルダや電子データの整理を行っています。これらから取り組むべきステップについてシンプルに解説します。

整理整頓　ステップ①　範囲を絞る

範囲をある程度の大きさに絞りましょう。大きすぎても小さすぎても良くないですが、自分で目的を考えられる最大サイズから考えると良いと思います。

整理整頓　ステップ②　新たに入ってくるモノをなくす（断捨離の「断」の実践）

整理整頓や２S、５Sなどの考え方で最も重要なのが「整理」になります。

• モノが多すぎる状況では良いメンタルを得辛い
• モノが多すぎる状況ではモノを探す時間がかかる

ということは想像できると思いますので、モノは少ないほうが良いです。

しかし、ここでいきなり「整理」＝要らないものを捨てること、を行ってしまうのはまだ早いです。まず前段階として新たに増えそうな無駄なものはもう入ってこないようにしましょう。

例えば、生活コストなどをイメージするとさらにわかりやすいと思いますが、生活コストを下げたいとき、今からの買い物をよく考える以前に、固定でかかっている費用をなくすことをされると思います。

「サブスクリプション＝月額課金型で支払いを行っているもの」などの見直しをすることが日々の買い物を見直すより先だ、ということはわかりやすいのではないでしょうか。

このように、これから固定的に発生するモノを断つということが、断捨離の「断」の実践になります。

整理整頓　ステップ③　あるべき姿、ありたい姿を考える

これから余計に増える作業コストについて整理出来たら、今あるものをどう整理するかです。

あるべき姿、ありたい姿を描きましょう。

いくつか例を示します。

他にも考え方はあると思いますが、大事なのは

• 物置きや机の様なモノも必ずあるべき姿がある
• 同じモノでもあるべき姿、ありたい姿は個人や組織ごとに少しずつ違う
• 個人や組織の目標・目的達成のために身の回りのあるべき姿を定める

ということです。もし、あるべき姿が見当たらないのであればそのスペースやモノは要らないという見方もあります。

整理整頓　ステップ④　あるべき姿、ありたい姿に対し必要なものを考え、必要でないものを捨てる

今あるものは全部出してひとまとめにします。ひとまとめにして今あるものの量を把握したうえで、不要なものを捨てていきます。

• あるべき/ありたい姿に関係のあるものは？必要な量は？
• あるべき/ありたい姿に関係の無いものは？不要な量・種類は？

基本的に関係の無いものは「すべて整理」＝「すべて捨てる」でいいです。

※この段階でモノが大幅に減っているべきで、減っていない、減らせないと感じた場合は以下をチェックしてみてください

• ありたい姿が欲張りすぎないか？
• ありたい姿に関係の無いものを捨てきれていないのではないか？
• ありたい姿に関係あるものを過剰に保存していないか？
• 代替可能なものは存在しないか？

整理整頓　ステップ⑤　必要なものと現状のGAPを考え必要なものをそろえる

最後にありたい姿に不足しているものを揃えましょう。

この時考えたいのが１in１outの考えかたです。

１in２outのようなアレンジも可能です。（１in2outだとモノは減っていきますので、今捨てられないものの、部屋にモノが多いときに使えます。）

まずは1つ増やしたら最低でも1つ減らすを意識し、必要なものを増やすときは厳選しましょう。ここまでのプロセスで捨てるもったいなさや、無駄な買い物への自問自答が終わっていると思います。増やす場合、買う場合は慎重になると思います。このように、整理を行うことで、未来形でのコスト減を狙えます。